New Work mit der Brechstange

Die OECD sagt in ihrer neusten Studie eine Halbierung des weltweiten Wirtschaftswachstums voraus, wenn sich die Epidemie nicht bald eindämmen lässt. Auch wir bekommen die Auswirkungen zu spüren. Viele Trainings und Workshops wurden kurzfristig abgesagt, viele Unternehmen haben Reise- und Meeting-Verbote teilweise bis Ende April ausgesprochen.

Nur was macht man in der Zwischenzeit? Die Arbeit erledigt sich ja auch in Zeiten der vielen schönen digitalen Tools nicht von selbst – leider.

Wir haben 2019 begonnen, uns intensiv mit Remote-Collaboration-Plattformen wie Mural oder Miro auseinanderzusetzen, da wir fest daran glauben, dass modernes Arbeiten von überall aus möglich sein muss – auch ohne Corona-Epidemie.

In diesem Beitrag möchte ich einführen in die Welt der digitalen Kollaboration: Was ist das überhaupt? Wie fangen wir am besten damit an und was bringt uns das? Außerdem möchte ich einige digitale Tools vorstellen, die auch wir für unsere Arbeit mit unseren Kunden verwenden – egal, ob für Trainings, Workshops oder die Dokumentation von Arbeitsergebnissen.

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Remote Collaboration – WTF?

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Schauen wir uns genauer an, was wir eigentlich meinen, wenn wir von ‚Remote Collaboration‘ sprechen.
Die einfachste Definition hierfür ist: Ortsunabhängig (aus der Ferne) zusammenarbeiten.

Unsere Wirtschaft ist in den letzten Jahrzehnten immer enger zusammengewachsen. Die Globalisierung hat dafür gesorgt, dass Unternehmen Produktionsstandorte, Entwicklungszentren und Servicehubs überall auf der Welt verteilt haben. Manche Teams haben sich teilweise noch nie in Person kennengelernt, sondern kennen einander nur als Stimme aus dem Telefon oder Gesicht in der letzten Videokonferenz.

Mühsam werden Office-Dokumente, Konstruktionspläne oder andere Daten per Email geteilt. Die Organisationen, die sich selbst schon als moderner bezeichnen, schicken sich diese Daten über Instant-Messaging-Dienste wie Slack oder Teams.

Trotzdem bleibt es immer noch oft beim asynchronen Arbeiten in geschlossenen Dokumenten und politischem Taktieren sowie bewusstem Haushalten mit Informationen und Daten.

Es geistern verschiedenste Versionen, die auf dem einen Computer funktionieren, mit der Softwareversion eines anderen nicht kompatibel sind an verschiedenen Stellen auf Servern rum und sowieso... ‚jedes Jahr muss man gefühlt wieder neue Tools lernen‘.

Hier kann es zwischen einzelnen Industrien erhebliche Unterschiede geben. Unternehmen, die sich selbst nach außen als digital präsentieren, haben aber oft genau die gleichen Schwierigkeiten, nach innen ihre Mitarbeiter für die neuen Arbeitsweisen und digitalen Helferlein zu begeistern wie von Grund auf analoge Firmen.

Deshalb möchte ich an dieser Stelle die wichtigsten 3 Tipps teilen, die sich unserer Erfahrung nach bei der Einführung ortsunabhängiger Zusammenarbeit bewährt haben.

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Digitale Kollaboration – Tipps zum remote arbeiten

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1. Nehmt eure Mitarbeiter an die Hand
   Neue Arbeitsweisen und digitale Tools sind immer nur so gut wie die Fähigkeiten der Menschen, die mit ihnen arbeiten. Teams müssen schrittweise an neue Prozesse und Methoden herangeführt und befähigt werden. Trainings und erste Pilotprojekte, die vollständig digital abgebildet werden, sind eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter für diese Art des „neuen Arbeitens“ zu begeistern.
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2. Vorteile aufzeigen: „Was ist für mich drin?“
   Trainings und Piloten sind schön und gut. Doch nur wenn Mitarbeiter klare Vorteile in der Digitalisierung ihrer Prozesse und Arbeitsschritte sehen, werden sie diese digitalen Tools und Methoden auch langfristig für sich adaptieren.
   Schnelle Erfolgserlebnisse sind der Schlüssel. Das ist auch der Grund, warum wir mit unseren Kunden und Interessenten als erstes identifizieren, welche Projekte sich eignen, um digital in einem Piloten abgebildet zu werden. Wir möchten schnell Ergebnisse generieren, aber auch Raum zum Experimentieren lassen und so Schritt für Schritt die Teams von der Arbeitsweise überzeugen.
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3. Mehr Struktur = mehr Ergebnisse
   Gerade am Anfang hilft es eine Person als „Remote Ambassador“ oder „Remote Facilitator“ zu bestimmen, die sich sehr gut mit den Tools auskennt, die man verwenden möchte und Erfahrung hat, wie Remote-Teams am effektivsten zusammenarbeiten.
   Eine Art SCRUM-Master, der sicherstellt, dass der Arbeitsprozess läuft, die Leute alle fokussiert bei der Sache sind, die Verwendung der digitalen Tools problemlos läuft und die Struktur der produzierten Inhalte gewahrt bleibt und hier notfalls unterstützt.
   Besonders „digitale Whiteboard“-Tools wie Miro geben den Nutzern endlose Möglichkeiten sich kreativ auszutoben. Das birgt die Gefahr, dass man irgendwann die Übersicht über die Inhalte verliert. Hier helfen externe Facilitator.

Wenn solche Personen derzeit noch nicht im Unternehmen existieren, lohnt es sich Hilfe einzukaufen. Und ja, wir helfen gerne, euch „remote fit“ zu machen.

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Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens

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In einer Forrester Studie aus dem Jahre 2018 wurde über drei Jahre der Einfluss von Remote Collaboration Tools auf Unternehmen gemessen. Die Ergebnisse waren überzeugend:

• Durchschnittlich amortisierten sich die Investitionskosten in weniger als 6 Monaten (Anschaffung der Plattform, Training der Mitarbeiter, Begleitung durch externe Berater bei der Durchführung von ersten Pilotprojekten)
• 495 % ROI über drei Jahre
• 71% Reisekostenersparnis für Workshops und Trainings
• 12% Kostenvermeidung für Präsenzworkshops (Durchschnittlich reisen zwei Personen weniger pro Workshop-Session)

Auch weiche Faktoren spielten eine wichtige Rolle:

• Strukturiertere und parallele Arbeitsweise erhöht das Tempo
• Mehr Innovationsaktivitäten in kürzerer Zeit, schnellere Iterationszyklen und Verhinderung von Verzögerungen durch Reisen und Terminkoordinierung von viel beschäftigten Mitarbeitern
• Mehr Ownership im Team

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Diese Entwicklungen decken sich mit unseren eigenen Beobachtungen bei unseren Kunden und digitalen Projekten. Was wir über die Studienergebnisse hinaus feststellen konnten:

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Remote Collaboration verändert Organisationen

• Kürzere und weniger Meetings (wer möchte das nicht?!)

• Mehr Transparenz innerhalb und außerhalb des Unternehmens

• Alle Dokumente sind standardmäßig über Abteilungen hinaus verfügbar (das hilft Silos abzubauen)

• Mehr offizielle Kommunikation, weniger informeller Austausch von Informationen

Remote Collaboration birgt Vorteile für Organisationen und ihre Mitarbeiter

• Ermutigt zu einer ergebnisorientierten Arbeitsweise: weniger Meetings, mehr Output

• Flexibilisiert den Alltag (Kinder, Eltern, Freunde, Sport, etc.)

• Reduziert Unterbrechungen und Ablenkung: mehr Fokus, mehr Ergebnisse

• Eröffnet Stellenbesetzungen unabhängig vom Wohn-/Arbeitsort

Remote Collaboration birgt Vorteile für die Welt

• Reduzierung der Umwelt- und CO2-Belastung durch Pendelfahrten, Flugverkehr, etc.

• Verringerung sozialer Ungleichheit durch die Schaffung besser bezahlter Arbeitsplätze in Regionen mit niedrigeren Lohnkosten

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Welche Tools brauche ich, um ortsunabhängig zu arbeiten?

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Es muss nicht immer gleich eine Reihe neuer Applikationen sein, um effektiv außerhalb des Büros arbeiten zu können. Schon die Standard-Tools, die im Office 365-Paket enthalten sind, reichen für den Anfang völlig aus: Teams zur Kommunikation mit Kollegen oder externen Kunden und die Kollaboration an geteilten Dokumenten in der Cloud über die klassischen Apps der Office 365-Suite.

Es gibt auch zahlreiche Alternativen zu den Klassikern aus dem Hause Microsoft oder Google. Teils sind es sinnvolle Insellösungen, teils Komplettangebote. Wie immer gilt, das Tool muss zur Anwendung passen:

Für die direkte Kommunikation:

Slack, Zoom

Agiles Projektmanagement und agile Softwareentwicklung:

Trello, Jira, Confluence, Asana, Notion

“Digitale Whiteboards” für Kollaboration, Workshops und Trainings:

Miro, Mural

Übrigens haben die meisten der genannten Software-Anbieter endlich auf die verschärften Datenschutz-Bestimmungen in Europa reagiert. Sie speichern die Daten auf Servern in den jeweiligen Regionen, um sicherzustellen, dass auch sensible Daten sicher auf europäischem Boden gespeichert sind.

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Photo by Jeff Sheldon on Unsplash

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