March 11, 2020
Wie der Corona-Virus uns zum Remote-Arbeiten zwingt: Großveranstaltungen und Messen werden reihenweise abgesagt, Meetings und Workshops verlegt, Lieferketten unterbrochen – der Coronavirus hat die Wirtschaft fest im Griff.
Die OECD sagt in ihrer neusten Studie eine Halbierung des weltweiten Wirtschaftswachstums voraus, wenn sich die Epidemie nicht bald eindämmen lässt. Auch wir bekommen die Auswirkungen zu spüren. Viele Trainings und Workshops wurden kurzfristig abgesagt, viele Unternehmen haben Reise- und Meeting-Verbote teilweise bis Ende April ausgesprochen.
Nur was macht man in der Zwischenzeit? Die Arbeit erledigt sich ja auch in Zeiten der vielen schönen digitalen Tools nicht von selbst – leider.
Wir haben 2019 begonnen, uns intensiv mit Remote-Collaboration-Plattformen wie Mural oder Miro auseinanderzusetzen, da wir fest daran glauben, dass modernes Arbeiten von überall aus möglich sein muss – auch ohne Corona-Epidemie.
In diesem Beitrag möchte ich einführen in die Welt der digitalen Kollaboration: Was ist das überhaupt? Wie fangen wir am besten damit an und was bringt uns das? Außerdem möchte ich einige digitale Tools vorstellen, die auch wir für unsere Arbeit mit unseren Kunden verwenden – egal, ob für Trainings, Workshops oder die Dokumentation von Arbeitsergebnissen.
Schauen wir uns genauer an, was wir eigentlich meinen, wenn wir von ‚Remote Collaboration‘ sprechen.
Die einfachste Definition hierfür ist: Ortsunabhängig (aus der Ferne) zusammenarbeiten.
Unsere Wirtschaft ist in den letzten Jahrzehnten immer enger zusammengewachsen. Die Globalisierung hat dafür gesorgt, dass Unternehmen Produktionsstandorte, Entwicklungszentren und Servicehubs überall auf der Welt verteilt haben. Manche Teams haben sich teilweise noch nie in Person kennengelernt, sondern kennen einander nur als Stimme aus dem Telefon oder Gesicht in der letzten Videokonferenz.
Mühsam werden Office-Dokumente, Konstruktionspläne oder andere Daten per Email geteilt. Die Organisationen, die sich selbst schon als moderner bezeichnen, schicken sich diese Daten über Instant-Messaging-Dienste wie Slack oder Teams.
Trotzdem bleibt es immer noch oft beim asynchronen Arbeiten in geschlossenen Dokumenten und politischem Taktieren sowie bewusstem Haushalten mit Informationen und Daten.
Es geistern verschiedenste Versionen, die auf dem einen Computer funktionieren, mit der Softwareversion eines anderen nicht kompatibel sind an verschiedenen Stellen auf Servern rum und sowieso... ‚jedes Jahr muss man gefühlt wieder neue Tools lernen‘.
Hier kann es zwischen einzelnen Industrien erhebliche Unterschiede geben. Unternehmen, die sich selbst nach außen als digital präsentieren, haben aber oft genau die gleichen Schwierigkeiten, nach innen ihre Mitarbeiter für die neuen Arbeitsweisen und digitalen Helferlein zu begeistern wie von Grund auf analoge Firmen.
Deshalb möchte ich an dieser Stelle die wichtigsten 3 Tipps teilen, die sich unserer Erfahrung nach bei der Einführung ortsunabhängiger Zusammenarbeit bewährt haben.
Wenn solche Personen derzeit noch nicht im Unternehmen existieren, lohnt es sich Hilfe einzukaufen. Und ja, wir helfen gerne, euch „remote fit“ zu machen.
In einer Forrester Studie aus dem Jahre 2018 wurde über drei Jahre der Einfluss von Remote Collaboration Tools auf Unternehmen gemessen. Die Ergebnisse waren überzeugend:
Auch weiche Faktoren spielten eine wichtige Rolle:
Diese Entwicklungen decken sich mit unseren eigenen Beobachtungen bei unseren Kunden und digitalen Projekten. Was wir über die Studienergebnisse hinaus feststellen konnten:
• Kürzere und weniger Meetings (wer möchte das nicht?!)
• Mehr Transparenz innerhalb und außerhalb des Unternehmens
• Alle Dokumente sind standardmäßig über Abteilungen hinaus verfügbar (das hilft Silos abzubauen)
• Mehr offizielle Kommunikation, weniger informeller Austausch von Informationen
• Ermutigt zu einer ergebnisorientierten Arbeitsweise: weniger Meetings, mehr Output
• Flexibilisiert den Alltag (Kinder, Eltern, Freunde, Sport, etc.)
• Reduziert Unterbrechungen und Ablenkung: mehr Fokus, mehr Ergebnisse
• Eröffnet Stellenbesetzungen unabhängig vom Wohn-/Arbeitsort
• Reduzierung der Umwelt- und CO2-Belastung durch Pendelfahrten, Flugverkehr, etc.
• Verringerung sozialer Ungleichheit durch die Schaffung besser bezahlter Arbeitsplätze in Regionen mit niedrigeren Lohnkosten
Es muss nicht immer gleich eine Reihe neuer Applikationen sein, um effektiv außerhalb des Büros arbeiten zu können. Schon die Standard-Tools, die im Office 365-Paket enthalten sind, reichen für den Anfang völlig aus: Teams zur Kommunikation mit Kollegen oder externen Kunden und die Kollaboration an geteilten Dokumenten in der Cloud über die klassischen Apps der Office 365-Suite.
Es gibt auch zahlreiche Alternativen zu den Klassikern aus dem Hause Microsoft oder Google. Teils sind es sinnvolle Insellösungen, teils Komplettangebote. Wie immer gilt, das Tool muss zur Anwendung passen:
Für die direkte Kommunikation:
Agiles Projektmanagement und agile Softwareentwicklung:
Trello, Jira, Confluence, Asana, Notion
“Digitale Whiteboards” für Kollaboration, Workshops und Trainings:
Übrigens haben die meisten der genannten Software-Anbieter endlich auf die verschärften Datenschutz-Bestimmungen in Europa reagiert. Sie speichern die Daten auf Servern in den jeweiligen Regionen, um sicherzustellen, dass auch sensible Daten sicher auf europäischem Boden gespeichert sind.
Photo by Jeff Sheldon on Unsplash
Alessandro joined first INDEED and then headed over to our sister company TOI - Tools of innovators to promote and enable innovation fitness within teams and organisations.
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