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May 28, 2020

Co-Creation-Workshops – Zielsicher zu Ergebnissen

Wer auch immer sich zu einem Workshop entscheidet, möchte, dass diese Bemühungen erfolgreich sind. Wir und unsere Kunden investieren Zeit, Budget und Energie, daher muss diese Investition eine klare Rendite haben. Hier geben wir einige praktische Tipps für eine brillante Co-Creation-Session.

Schauen wir zunächst auf das Gesamtbild. Jeder Workshop ist ein wichtiger Schritt und als solcher Teil eines Prozesses. Große Projekte erfordern einige Teilschritte und ein Workshop kann Teil der Konstellation sein auf den Weg zur Innovation. Eine Co-Creation-Session besteht aus drei Phasen: Vorbereitung -> Durchführung des Workshops -> Follow-up.

Vorbereitung

Um das Beste aus einem Workshop herauszuholen, ist die Vorbereitung der Schlüssel. Wenn wir einen Marathon anstreben, ist die Ausdauer wichtig, aber das Training im Voraus gibt uns höhere Erfolgschancen. Hier einige wichtige Punkte, die wir beachten sollten:

  • Definieren Sie ein klares Ziel und stellen Sie sicher, dass es erreichbar ist.
  • Teilen Sie alle Informationen mit allen Teilnehmern: Agenda, Zielsetzung usw.
  • Weisen Sie Hausaufgaben zu, um sicherzustellen, dass alle die gelieferten Informationen gesichtet haben.
  • Klären Sie die Erwartungen, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
  • Definieren Sie die Teams im Vorfeld, um Profile und Persönlichkeiten zu kalibrieren.
  • Richten Sie sorgfältig die (analoge bzw. digitale) Arbeitsumgebung ein. Und planen Sie die Pausenbereiche und -zeiten, die gleichermaßen wichtig sind.

Durchführung des Workshops

Für die meisten Manager ist es schwierig, eine Gruppe von Kollegen für einen ganzen Tag in einem Raum zu versammeln. Jeder ist beschäftigt. Und es gleicht einer Herausforderung, mehrere Fachkräfte ganztägig zu buchen. Einige Ziele werden jedoch nicht in zwei Stunden erreicht. Stellen Sie also sicher, dass alle vorbereitet sind und wissen, wie wichtig ihre investierte Zeit ist. Und noch einige weitere Tipps:

  • Ein Workshop besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die miteinander verbunden und relevant sind. Passen Sie also Ihren Zeitplan / Ihre Pläne entsprechend an.
  • Vertrauen Sie dem Prozess, denn die Arbeit in einem Team impliziert Höhen und Tiefen.
  • Konzentrieren Sie sich auf die Hauptinhalte/Aufgaben und verschieben Sie emotionale Diskussionen in die Kaffeepause. Im Workshop geht es um die Sache.
  • Jeder ist wichtig; so wie in jeder organisierten Gemeinschaft hat auch jeder Workshop-Teilnehmer eine Rolle. Ermöglichen Sie jedem Teilnehmer die gleiche Redezeit und sorgen sie für einen respektvollen Umgang miteinander.
  • Idealerweise besteht ein Team aus maximal 4 Personen, gemischt aus Stakeholdern und Usern.

Und vielleicht die wichtigste Regel, um einen erfolgreichen Workshop durchzuführen:

  • Der Moderator führt die Teams durch die Aktivitäten und jeder Teilnehmer leistet seinen Beitrag!

Follow-up

  • Planen Sie vor und nach der Sitzung einen kurzen Anruf, um den gemeinsamen Kenntnisstand zu sichern und Wünsche abzufragen bzw. Feedback einzuholen.
  • Teilen Sie Dokumente, Zwischenstände und Ergebnisse. Eine Zusammenfassung hilft dabei, den Überblick zu behalten.
  • Sharing is Caring: Holen Sie aktive Feedback von den Teilnehmern ein, was ihnen am besten gefällt oder was sie verbessern möchten.
  • Bleiben Sie organisiert. Saubere To-Do-Listen auf lange Sicht.
  • Bitten Sie alle, die Endergebnisse zu würdigen; schließlich handelt es sich um eine Teamleistung.
  • Halten Sie einen Kommunikationskanal dauerhaften offenen, während Sie sich auf den Prozess konzentrieren.

Ein Workshop ist kein Meeting, kein Vortrag und keine Konferenz. Ein Workshop lebt vom Prinzip der Zusammenarbeit, der gemeinsamen Weiterentwicklung der Beiträge des anderen. Es ist wahrscheinlich das beste Beispiel für soziale Interaktion im Arbeitsumfeld. Seien Sie also bereit zu schreiben, zu diskutieren, zu skizzieren, physische Objekte zu bauen und zu handeln. Mit Sicherheit ist ein Workshop nicht die Gelegenheit, sich zurückzulehnen und passiv anderen zu zuhören. Denn die Hauptaktivität, die alle bis hierhin genannten Punkte verbindet, ist die Interaktion zwischen den Teilnehmern.

Versuchen Sie, das Beste aus den Menschen herauszuholen, um das Beste aus Co-Creation-Workshops herauszuholen.

Wer mehr zum Thema Co-Creation wissen möchte, schaut sich bitte unsere Landingpage "Service Design" an. Dort gibt es spannende Hintergrundinformationen und Whitepaper zum kostenlosen Download.

Tommaso Martucci

Innovation & Design

Tommaso Martucci is an Innovation & Design Manager at INDEED. He is specialized in Service, Ux/Ui & Innovation, with a background in Product Design and Workplace Strategy. Milan, London, Shanghai, Belgrade or Shenzhen are just some locations, where he proved his design versatility. Feel free to join his reading list by following #timeforreading on – actually – every known social media channel.

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